“Buen día, ¿cuánto cuesta el alquiler de una retro?”. Podemos cambiar la máquina referida, o el momento del día en el cual se hace la consulta, pero lo concreto es que solicitudes de alquiler de maquinaria de este tipo son frecuentes. Y con solicitudes de este tipo nos referimos a la escasez de información que se transmite en la pregunta inicial. ¿Alcanza con decir que necesito una retro para que un proveedor pueda hacer un presupuesto detallado?
Obviamente no. Por eso se dispara un ida y vuelta de preguntas y respuestas entre solicitante y proveedor hasta llegar a una correcta definición del alcance del alquiler de un equipo. Es un proceso que consume tiempo, recursos escasos, costosos y estratégicos. Una tarea que debería ser simple, termina por involucrar personal de diversas áreas de una empresa como Operaciones, Compras y Ventas.
Todo esto sucede en un contexto donde prima la inmediatez y la urgencia. Pero inmediatez no siempre es agilidad y en lo concreto, “pedir rápido” genera exactamente el efecto contrario. Los proveedores necesitan la información adecuada para poder elaborar una oferta que atienda las necesidades del solicitante. Por eso, brindar esta información al inicio nos va a ahorrar mucho tiempo más adelante. De esta forma optimizamos recursos y maximizamos la probabilidad de recibir propuestas de calidad.
Ahora bien, ¿qué información debería presentar ante un proveedor para resolver este problema?
A continuación te contamos los 4 ejes clave para generar una solicitud completa de alquiler de maquinaria .
1: Especificar el tipo de maquinaria, describir las tareas a realizar y su entorno.
En primer lugar es importante que exista una correspondencia adecuada entre la máquina solicitada, sus características (capacidad, alcance, potencia, etc.) y las tareas a ejecutar. Es decir, para qué trabajo específico se necesita la máquina. Si es un trabajo de pintura, no será el mismo requerimiento que para un trabajo de desmonte o picking de materiales. En relación a este punto, es fundamental comunicar en la solicitud el entorno en el cual se llevarán a cabo las tareas mencionadas. Algunos datos importantes son el tipo de terreno y las temperaturas mínimas y máximas de operación, entre otros.
De no ser así, existirán pérdidas de productividad, se generarán mayores gastos en combustible y aumentará el riesgo de rotura del equipo. Generar una solicitud completa con información adecuada no garantiza que esto no suceda, pero definitivamente minimiza el riesgo. En este post te contamos sobre un caso real que ilustra este punto.
2: Detallar la duración del alquiler y las coordenadas del lugar de emplazamiento de la obra.
Una vez que tenemos la información del punto anterior, es necesario definir la duración del alquiler. Especificar el periodo de tiempo durante el cual vamos a hacer uso de la máquina. Directamete asociado a esto, está la locación del emplazamiento de obra. Teniendo en cuenta ambas cosas, podremos estimar el costo logístico de un alquiler. Esto resulta importante ya que puede ser un costo relevante para nuestra operación.
En ese sentido, trabajar con proveedores radicados en las cercanías de la obra ofrece beneficios importantes. Por un lado, dichos proveedores tendrán menores costos logísticos y menores tiempos de respuesta. Esto puede resultar en una operación más ágil, en mejores precios de contratación y en una reducción del impacto ambiental de la obra. Precisamente, por la minimización de los traslados de maquinaria. Este dato en cierta forma modula la competitividad de los oferentes.
3: Dar visibilidad sobre el régimen de trabajo.
Además de indicar la fecha estimada de inicio y finalización del período del alquiler, se debe comunicar el régimen de trabajo. Con esto nos referimos a la cantidad de días, detallando cuantas horas por semana/mes la máquina en cuestión estaría operando. Hacer una estimación precisa de este punto puede ser clave para evitar malentendidos en la certificación de las horas trabajadas y el valor de las mismas.
En cuanto a esto, suele suceder que períodos de alquiler más extensos nos lleven a obtener mejores condiciones comerciales y financieras de parte de los oferentes. Por lo tanto, en ocaciones puede ser más rentable y seguro estimar algunas horas extra a modo de previsión.
4: Definir parámetros operativos clave.
Teniendo en cuenta la estructura operativa del solicitante y el lugar donde se desarrollará el proyecto, hay que establecer si se deben incluir (o no) en el precio los siguientes componentes:
- Logística de entrega y devolución de la máquina.
- Costo y provisión de combustible
- Operador calificado y certificado
- Tareas de mantenimiento preventivo
- Tareas de mantenimiento correctivo
- Seguros
- Certificaciones
¿Eso es todo?
En la mayoría de los casos presentar toda esta información es suficiente para que un proveedor pueda presentar una propuesta de calidad.
Si bien se podrían agregar datos adicionales en función del tipo de industria, las condiciones generales y particulares de compra del solicitante, los 4 ejes mencionados brindan una cabal descripción del requerimiento. Sobre esta información, los potenciales proveedores analizarán cuan atractiva es para ellos la oportunidad de negocios presentada.
En nuestra experiencia, la circulación fluida y correcta de información reduce el tiempo desperdiciado en tareas repetitivas e improductivas. Se mejoran los tiempos de respuesta y ayuda a generar interacciones de alta calidad entre las partes involucradas.
En tu experiencia, ¿qué información consideras relevante a la hora de generar una solicitud de alquiler de maquinaria y equipos? ¿Sumarias algún eje a los 4 presentados?